我用Gmail的AI工具在10分钟内完成数小时工作
ZDNET AI··作者 David Gewirtz
关键信息
AI被用于搜索联系人、提取相关邮件历史并起草跟进消息——全部在Gmail界面内完成，无需外部工具或复杂设置。
资讯摘要
文章描述了作者如何利用Gmail的AI功能简化一项涉及超过200封来自托管服务商邮件的耗时项目。通过仅使用三个提示（如要求获取联系信息、总结对话和起草回复），AI迅速整理了相关信息，将工作量从数小时缩短至不到10分钟。这种方法利用Gmail的搜索和AI能力，将杂乱的收件箱转化为结构化的行动清单。
作者强调这不是噱头，而是AI在熟悉工具中的实际应用。同时，这也突显了Google长期维护的Gmail界面如何逐步整合AI而未破坏核心功能。
资讯正文
我用Gmail的AI工具在10分钟内完成了数小时的工作——只需3个提示
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ZDNET要点：
Gmail搜索功能实际上是一个强大的AI命令中心。
AI可以快速找到联系人、历史记录和草稿跟进邮件。
AI将繁琐的收件箱工作变成高效的流程。
在这篇文章中，我将展示如何利用Gmail中的AI节省数小时的重复劳动和烦恼。就在Gmail里，不是开玩笑，真的。
Gmail于2004年4月1日发布。当时，Hotmail和Yahoo Mail等电子邮件服务提供2MB或4MB的存储空间。而谷歌推出了拥有1GB免费存储容量的Gmail。这个容量是雅虎提供的250倍，是Hotmail的500倍，因此这一消息被广泛视为愚人节玩笑。但Gmail绝非玩笑。此外：深入了解谷歌希望让Gmail成为你个人AI代理指挥中心的愿景。
自那以后，存储容量大幅增长（我的账户有2048GB），但Gmail界面的大部分设计几乎与2004年发布时完全一样。多年来，谷歌推出了一些噱头，比如2014年推出的失败产品“Inbox by Gmail”，以及今年推出的几乎无用的AI Inbox。尽管谷歌一直在积极将其AI嵌入许多产品中，但Gmail的AI功能大多感觉像是对一个老旧界面的拙劣修补。例如，Gmail会在邮件顶部强行插入AI摘要，而且你无法关闭该功能。我曾与许多人长时间讨论过这个问题，他们都非常讨厌这种对邮件流程的侵扰。
但上周，我不得不处理一个庞大而枯燥的项目。我决定尝试一种Gmail的AI技巧，看看是否能节省一些时间。结果让我震惊不已。那一刻，我清楚地意识到自己正活在未来。有趣的是，我选择在4月1日发布这篇文章，正好是Gmail首次宣布后的第22年。
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这次Gmail的技巧对我自己的邮件流和项目来说非常个性化。要理解它行为有多离谱，你需要先了解我的项目背景。请给我几分钟时间介绍来龙去脉，然后我会展示我是如何使用Gmail内置AI完成这项工作的，同时告诉你如何让这个技巧也适用于你自己。
我的项目
大约一年前，我发表了一篇关于最佳AI网页构建工具的评测文章。这是一个巨大的项目，总共耗时70小时。其中大部分时间花在了与声称提供AI功能的主机服务商打交道上，发送并回复了236封邮件，用于获取和设置他们的测试账号。这篇文章表现不错，我的编辑希望我今年更新这篇内容。
大约一个月前，我向去年评选出的五家入围公司发送了一组邮件。过去30天里，我多次与这些公司互动，创建了许多新的邮件线程。
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这类项目的挑战在于：你发完邮件后只能等待。所以，在经历了一轮又一轮的邮件往来之后，我转而去处理其他任务。
上周，我决定是时候回顾一下当前的通信记录，看看是否准备好开始测试了。过去做这类事情的方式通常是找出我正在合作的人的名字和电子邮件地址，这通常很容易，因为我把名单保存在Apple Notes里。但之后我还要逐一查看每个人的邮件线程，以确定每家公司的状态。这是耗时且枯燥的文书工作，说实话，我真的很讨厌做这件事。
这时，我突然想到一个主意。谷歌一直在谈论Gmail中的AI技术，也许我可以利用这项技术找到更好的方法。我还测试了ChatGPT与Claude，看看哪个更好——以及是否值得切换。
我试了，结果真的奏效了。接下来我会一步步告诉你我是怎么做的。我会分享Gmail与供应商之间真实对话的截图，不过我对一些互动内容做了模糊处理，因为我的联系人及其对话细节并不打算公开。
所谓‘临门一脚’提示（Hail Mary prompt）：美式俚语中，“Hail Mary pass”用来形容一种极其冒险的橄榄球传球动作，通常是在所有更理智的选择都不太可能成功时才会尝试。这个表达至少可以追溯到1930年代，后来被引申为一种在别无选择的情况下采取的绝望行动，几乎不抱任何成功的期望。
我写下以下这条提示，当作最后的努力来摆脱数小时邮件线程的翻找。我其实没指望它能起作用：
“看一下我过去几个月的邮件，告诉我哪些供应商回复了我并提供了测试账号，哪些没有。请分别提供五个供应商的状态更新。”
我在提示后面附上了供应商名称和邮箱地址。
现在，有趣的地方来了。我没有打开侧边栏或寻找AI界面，而是直接把这个提示粘贴到了Gmail顶部的搜索栏里。得到的结果是一个非常实用的AI概览：
看，首先可以看到提示只是简单地粘贴到了顶部搜索栏；其次，在一处地方，我就获得了全部五家供应商的状态、登录信息，甚至还有设置所需内容的优惠码。
GoDaddy还在等待中，但我已经联系了对接人，安排好了测试环境。不用翻查邮件线程，我就识别出了那个一直未回应的供应商。天啊，这简直太棒了。
用Gmail AI进行后续跟进也特别神奇。
我的项目对其中四家供应商来说进展顺利，但第五家仍存在问题。我不清楚我的联系人是不是已经离开公司，还是单纯不回复。于是我决定联系该供应商的所有我知道的人，看看能否获得回应。
我把这条提示输入到Gmail的搜索栏中：“我在[公司]有哪些联系人？他们最近一次与我联系的时间是什么时候？”
我已经隐去了公司名称，但Gmail返回的内容如下：
这个输出只花了大约一分钟——我不是用“一分钟”这个词表示很久的意思，而是字面意义上的一分钟。
我意思是不到60秒。当然，Gmail有搜索功能，但要逐一浏览所有邮件，区分营销推广和公司信息，并找出联系人资料，这至少会是个烦人的过程。相反，我输入了一个简短的提示，立刻得到了结果。
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你明白我说的“生活在未来”是什么意思了吧？这可是Gmail啊。
然后，我把这个流程又推进了一步。我让Gmail找出我最初发给第一位联系人的邮件，并为其他所有人准备一封消息。我输入的提示是：好的，请找到我最近发给[姓名]关于新评论机会的邮件，把它转发给我在2025年接触过的[公司]联系人，说明我是在（插入日期）发送了原始信息，但还没收到回复，如果他们想参与这次更新，就需要尽快回复我。
Gmail在侧边栏返回了这样的内容：
我觉得这个建议有点太紧凑了，于是点了“在Gmail中编辑”按钮。以下是Gmail为我准备的内容：
草稿正是我需要的，于是我直接点击发送。
2026年的Gmail
通过在Gmail中使用AI提示，我将这项任务的工作量从数小时缩短到了大约10分钟。从开始到结束，我总共只花了约10分钟，其中大部分时间都花在惊叹Gmail仅凭几个简单提示就完成了什么工作上。
除了这次项目之外，我平时总是自己写邮件。但不得不说，对于处理多线程项目的跟进状态汇总来说，Gmail中的AI简直太棒了。我仍然没有计划用AI来写日常邮件，但如果我再遇到一个由大量邮件驱动的复杂项目，我肯定会用它来节省时间，更好地理解并聚合项目进度。
如果下一次尝试也能像这次一样顺利，那就是个胜利。
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显然，你在Gmail中使用AI的方式会和我不同，毕竟你是你，我是我。不过，你可以考虑给Gmail分配一些需要筛选大量邮件的任务。当你这么做时，尽可能提供更多信息，这样AI才有更大机会成功。当然，不要指望Gmail能完全正确无误地完成一切，但这种思路值得记住——特别适合那些繁琐的邮件线程扫描类任务。
我们现在拥有了新的超能力。如何明智且负责任地使用它，取决于我们自己。这不是开玩笑。
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来源与参考
收录于 2026-04-02