使用邮箱别名自动清理收件箱杂乱
ZDNET AI··作者 Ed Bott
关键信息
邮箱别名是与主账户关联的备用地址，可配合Gmail或Outlook中的规则自动将邮件归类到自定义文件夹，如‘新闻简报’或‘社交媒体’。
资讯摘要
作者分享了一个利用邮箱别名解决收件箱杂乱的方法。通过为新闻简报创建类似bf1758-news@outlook.com的别名，用户只需设置一条规则即可将所有此类邮件移入专用文件夹。这避免了因发件人更换域名而频繁更新单个过滤器的问题。
别名还能作为临时地址用于不信任的网站——如果垃圾邮件涌入该别名，只需删除即可让垃圾邮件退回发送方。此方法适用于Gmail和Outlook等主流平台，尽管Gmail的实现比Outlook更有限。
资讯正文
我最喜欢的清理邮箱杂乱的邮件技巧——自动处理
我使用同一个电子邮件地址已经二十多年了，几乎做所有事情都用它。这确实很方便，但也意味着我的收件箱充斥着广告、新闻简报、社交媒体更新和其他琐碎信息。如果不加管理，这种琐碎邮件的洪流可能会淹没真正有用和重要的内容。
全球两大电子邮件服务商意识到这是一个问题。Gmail 和 Outlook 依靠算法进行一定程度的自动邮件分类。但它们的解决方案并不完美，仍需不断手动干预来训练算法，并找出那些被意外降级的重要邮件。
多年来，我一直使用基于发件人地址的规则和过滤器，把不太重要的消息移到自定义文件夹中。然而设置和维护这些规则非常繁琐且耗时。每当一个新闻简报或商家更换发送地址或使用不同子域名时，我都得修改相应的规则。最终我放弃了，心想：“够了！”
后来我发现了一个更简单的方法：可以自动将这些不那么重要的邮件移出收件箱，放入单独的文件夹中，这样我有时间和意愿时再查看。而且这个过程不需要创建和管理另一个电子邮件账户。
这一切都得益于别名（alias）功能，这项功能已内置在大多数现代电子邮件服务中。
邮件别名的魔力在于，别名是一个与主账户关联的备用电子邮件地址。发送给别名的邮件会像发往主地址一样进入你的收件箱。但由于它们不是使用你常规的邮箱地址，你可以让邮件客户端根据这些别名执行特定操作。
举个例子，假设我的主邮箱是 BenFranklin1758@outlook.com，我可以创建一个别名 bf1758-news@outlook.com，并在订阅新闻简报时使用这个地址。接着，我可以创建一条单一规则，查找所有发往该别名的消息，并将其从收件箱移入‘新闻简报’文件夹。这些邮件仍然容易访问，却永远不会干扰对我而言重要的人或企业的来信。
你还可以为任何你想管理的内容设置类似的别名和对应子文件夹，比如食谱、体育新闻、社交媒体提醒，甚至你所在团体的通信记录。记住，在注册新服务时务必使用正确的别名。
别名还特别适合临时用途：当你需要向一个还不信任的新发件人提供邮箱地址时，就可以用别名作为临时地址。
如果你开始收到大量发往该邮箱的垃圾邮件，只需删除别名，就能让垃圾邮件原路返回发送者，并附上“地址不存在”的提示。
此外，我曾用Gmail的AI工具，在10分钟内完成了原本需要数小时的工作——仅用了3个指令。
对于那些你确定再也不会用到的邮箱地址，有许多专门提供临时或“一次性”邮箱的服务，正如我的同事兰斯·惠特尼在《如何用一次性邮箱保护你的收件箱》一文中所解释的那样。
请注意不要将别名与转发账户混淆：转发账户允许你使用另一个账户的邮箱地址来发送和接收邮件。而别名只能配合主邮箱使用，无法独立运作。
以下说明适用于你自己管理的个人邮箱账户。如果你使用的是企业邮箱（例如通过Microsoft 365或Google Workspace），你可以用组织自定义域名创建别名，但需要管理员协助设置。
如何在Gmail中创建别名
尽管Gmail是全球最流行的电子邮件服务，但它对别名的支持却相当有限。Gmail别名无需提前准备，你可以在填写表单或注册服务时即时创建。方法是在主邮箱地址后添加一个加号（+），再跟上一些额外文字。
比如，如果你的邮箱是example@gmail.com，就可以使用example+news@gmail.com、example+family@gmail.com等地址。之后你可以为匹配这些地址的邮件设置过滤规则，选择应用标签、跳过收件箱或将邮件转发到其他地址。
这种别名的问题在于，按设计它仍包含你的主邮箱地址，不法发送者可以通过去掉别名部分绕过你的过滤规则，因此在与不可信联系人通信时要格外小心。
2026年，谷歌新增了一个功能，允许你在Gmail账户中添加第二个邮箱地址。一年后可以创建第三个地址，再过一年还能添加第四个。所有这些地址本质上都是你原始账户的别名，但该功能限制较多，只适合做最基础的邮件分类。
如何在Outlook.com中创建别名
每个免费的微软账户最多可创建10个别名，你可以选择任意符合微软命名规则且未被用作主邮箱或别名的地址。
要开始操作，请访问 https://account.microsoft.com，使用微软账户登录，点击“您的信息”选项卡。在“账户信息”标题下，点击“编辑账户信息”，这会带你进入一个列出你已创建的所有别名的页面。
点击“添加电子邮件”，输入你想要使用的地址，然后点击“添加别名”来创建新的地址。（如果输入的别名不可用，系统会在此处显示错误消息，你需要尝试其他地址。）你可以随时添加新的别名（最多10个），也可以从之前提到的“账户别名”页面中删除现有别名。
如何使用你的 Apple ID 创建别名
如果你拥有 iPhone、iPad 或 MacBook，可以使用该设备创建最多三个指向与你的 Apple ID 关联地址的电子邮件别名。此功能称为“隐藏我的邮箱”，它利用 iCloud 域名作为转发机制。
唯一的限制是每个别名都会使用一个自动生成的名称，可能不太容易记住，例如 scooter.paroles0c@icloud.com。你可以为这个地址分配一个标签以提醒自己用途，但无法选择自己的地址。
要在 iOS 设备上创建 iCloud 别名，请打开“设置”，点击你的账户名称，然后点击“iCloud > 隐藏我的邮箱”。（在 Mac 上，使用苹果菜单打开“系统设置”，在那里可以找到“隐藏我的邮箱”选项。）点击“创建新地址”，按照提示添加标签和可选备注。使用“转发到”按钮选择你希望接收该别名邮件的目标位置。
其他别名选项
如前所述，大多数现代电子邮件服务商都支持别名功能。如果你拥有免费账户，最多可创建 10 个别名；而 Proton Unlimited 账户则支持无限数量的别名。如果你的邮箱托管在或，则需要付费账户才能创建别名。在这些情况下，你还可以选择使用自定义域名创建别名。
你还可以使用包含电子邮件掩码功能的隐私插件。例如，允许无限数量的别名。免费版本提供最多三个电子邮件别名，而高级版本支持 50 个或更多定制化别名。
此外：你应该用强加密保护 Windows PC 的数据——以下是方法和原因
一位读者指出一个方便且免费的功能：DuckDuckGo 邮箱保护。安装浏览器扩展程序后，在 duck.com 设置一个地址，即可创建私有别名，这些别名会转发到你的常规收件箱，并消除常见的邮件追踪器。
来源与参考
收录于 2026-04-13